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在职场中该如何打电话?

2018/7/11 16:03:00 7

去面试自我介绍肯定必不可少,就应该提前写好背熟,全靠临场发挥,这无关沟通技巧,是心态和方法不灵。

 

职场中打电话也是一门学问。电话沟通,最重要的是什么?

 

 

1.打好腹稿


电话的特点,及时性强,承载的信息量小。打电话前,先想清楚自己要说什么,如何称呼,怎样表达,用什么语气,该怎么措辞。要说的事怕记不住,就一一写下来。通话时间宜短不宜长,最好控制在三分钟之内,长话短说。


打电话给对方,一定要自报家门。尊称问好,先介绍自己。确认对方身份后,务必要来一句,“请问您现在方便讲电话吗?”


打电话要挑一个好时机,休息时间尽量不打,除非万不得已。晚上十点以后,早上七点之前,没什么火烧眉毛的事不要打电话,实在是有急事,你第一句话要说的是抱歉,“事关紧急,打搅您了”。


就餐时间尽量别打电话,工作这么忙,中午就这么点时间吃个饭,享受下生活,打了个长长的电话,影响食欲,破坏消化系统。

 

 

 

2.打电话时

做个像样的造型

 

一位非常牛的销售,晚上穿着睡衣要休息了,突然想起来,有一个重要的客户电话没打,他爬起来,换上衬衫,打上领带,洗洗脸,照照镜子,坐在客厅的沙发上给客户打电话……他老婆以为他疯了!他说,“客户能从我的声音里听出来”。想象一下,在床上睡意朦胧的打电话,声音会不会多多少少带着一点懒散?你的注意力可能会非常集中吗?你的声音可能会非常热情吗?


为什么很多客服的电话前,会放一面小镜子?女人都是爱美的,一接电话,她们会本能的照镜子,下意识的整理头发和衣服,保持良好的姿态和仪容。电话另一端的人虽然看不到,但其实你笑没笑,他是能听出来的。


电话沟通中,要特别注意两件事:一,不要打断对方讲话二,给对方明确的回应。让对方把话讲完,不论他说的对或不对,这是基本的尊重。沟通中要注意回应,适时的说“好的/可以/没问题”,不要半天不吭声,或者秀鼻音“嗯/啊/哦”……讲话后询问对方意见,要说“我讲明白了吗”。

 

在开放式的办公环境,手机最好设置为振动,或者调小铃声。

 

 

 

3.接电话

电话响两三声后接听

 

铃声一响,你马上就接起来,对方吓一跳,没有心理准备,这不礼貌。最佳的时间,是电话响两三声后接听。如果响到六声以上,你还没有接电话,对方会十分急躁,因为他在这段时间,几乎所有注意力都在电话上。这种情况,接听电话后应该首先致歉。

 

职场中常用的联系人,最好存在通讯录里。试想下,如果对方电话打过来,你一接,“您好……”和“喂,老王啊,今儿这么有空想起我来了呢……”感觉是不是差很多?一声“您好”是透着礼貌,但也透着陌生,对方没准儿还琢磨呢,这个家伙居然没存我手机号,没拿我当朋友啊……

 

 

4.挂电话前,

不要忘记总结确认

 

在电话沟通中,达成了什么共识,告知了几件事情,一定要最后做一下确认,这个动作至关重要。

 

谁先挂电话,是一个有意思的问题。以前有人和我说,“对方先挂”,这个想法其实有bug,万一对方也这么想怎么办?就进入了死循环。在礼仪上解决顺序的问题,原则是:尊重为先。谁是尊者?长辈是尊者,在职场,客户是尊者,老板是尊者,领导是尊者,异性交往中女性是尊者。

 

下面聊一聊求职相关的电话操作


HR电话邀约的时候,自报家门语速往往较快,而且公司名可能说的还是简称,人刚接电话的时候注意力又不集中,最后可能也没听清公司名,还不好意思问。技能包学习起来——“您好,喂,您好,喂……抱歉啊,我刚才手机信号不好,您说您是哪家公司?”耍个小心眼不可耻,在对方重复后记下来,上网去搜索下,如果有小伙伴上过当,很容易看到警示信息。通过网络了解下公司基本情况,看看其他人评价,知己知彼。


电话面试大多用于候选人初筛,快速甄别不符合标准的应聘者,省时省力也省钱。


去公司面试,自我介绍你需要写好背熟。电话面试就简单了,写好照着念就行了,只要不是念的照本宣科好像朗读小学课文。反正面试官又看不到你真人,不知道你是不是投机取巧。面试官电话你的时候,肯定拿着一份你的简历,看着在问!你也应该准备一份简历,瞧着在答!电话面试,就像是开卷考试,你要充分利用“看不到人”这一点。


你如果有工作经验,做过什么项目,或者大学参加过什么实习或社会实践,面试官几乎一定会问,你大可以边看简历边来叙述。有的人一紧张容易口干舌燥,现场面试,你舔舔嘴唇,喝口水,太容易暴露你的慌乱。但电话面试,你就算准备一杯水放在旁边,面试官也看不到,紧张了喝口水,放松一下,他又不会顺着电话线爬过来咬你。

 

电话面试,要注意礼仪,礼貌用语,“您好”、“请”、“谢谢”、“麻烦您”……礼多人不怪,切记,任何人都喜欢有礼貌的人。

 

说话要清晰,别太快,别太慢,既不装腔作势,也不娇声娇气。问题没听清楚,就有礼貌地请面试官复述一次,不用不好意思。电话面试结束时,不要忘记表达谢意,顺便询问面试结果何时通知。


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