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企业管理制度

公司裁员步骤之一:制定计划

2012/4/26 8:26:00 41

 

 任何工作最重要的一项永远是“准备”,准备工作不足,意味着结果很可能失败。对于裁员问题,许多企业领导经常是到了最后关头才决定裁员计划,匆匆忙忙,又不敢向员工透露。现代企业的发展要求企业转变心态,把裁员作为正常人力资源管理的重要组成部分,从战略层面、管理层面看待裁员问题,科学、理性地进行规划管理。胡燕来律师认为裁员计划制定的过程中,要注意以下几方面问题:
  1.设计流程
  企业裁员种类和时机较多,针对不同的情况,企业应设计相宜的裁员流程。裁员流程应融入企业管理制度而不应在开始裁员时方予涉及。流程设计首先考虑的不是某一个具体的人,而是先分析、梳理企业的业务流程,与企业部门职能的重组、岗位架构的重新设计互相配合,这样的流程设计才具有实用性和可操作性。
  对于经济性裁员等法律已作具体规定的,企业应遵循法律规定设计裁员流程。
  法律法规没有固定程序的,裁员程序可稍灵活。大规模裁员的流程设计中,用人单位应全面考虑到行政主管部门、工会和媒体等部门的作用并制定出相应方案。
  2.确定对象
  无论何种裁员,企业确定裁员对象必须契合自身经营发展的实际需求,针对需要裁减的岗位及承担此岗位的员工进行全面分析,看其是否要伴随着岗位被裁掉。
  一般有两种可能:一是该员工随岗位一起被裁掉;二是岗位被裁掉而该员工留下。
  在第二种情况下,就需要对其他不被裁掉的岗位上的员工进行分析,看其是否需要被裁掉,有些岗位需要保留但不一定需要保留该岗位的人,让第二种情况下的员工补充这些岗位。第二种处理方式要看企业岗位转换的可行性有多大,以及这些员工的适应能力有多大。
  3.征询意见
  正式确定裁员对象前,应征询其部门主管等相关业务部门的意见。企业应首先向本企业高级管理人员及工会说明情况,听取对裁员预案的意见,并进行修改完善,制定裁员方案(征求意见稿)。如属经济性裁员或过失性裁员需要听取本企业工会意见时,应当制作正式的会议记录,由与会人员签名确认并存档各查。
  4.确定裁员方案
  正式实施裁员前,人力资源等部门应做出一个可行的裁员方案,包括预算费用、符合法律要求的补偿,对被裁人员的安抚工作等,帮助或协助被裁员工寻找新的工作等。
  如属经济性裁员,企业应召开全体职工会议,召开前应通知具体日期和地点,会议日期应当安排在正式解除劳动合同之日的30日前,对无法直接联系的职工应当采取有效方式(例如挂号信函、邮政专递等)通知其本人。企业要在与会职工进人会场时组织书面签到各查。企业应当在会上向职工说明裁员背景(一般包括经营情况和资产状况等)和裁员方案的具体内容和操作步骤,可采取会上当场听取职工意见或会后收取职工书面意见等方式全面掌握职工对裁员方案的意见和建议。企业应当制作会议记录备查。会后应当对职工所提出的意见和建议进行梳理、分析,并可采取面谈等方式与提出意见、建议的职工进行答复解释,特别是要注意疏导存有异议的职工群体的情绪。如工会或者职工反映其中的被裁减人员符合法定不得裁减人员范围或被裁减人员符合法定优先留用范围的,企业应重新核实,情况属实的不得裁减或优先留用,情况不实的应答复工会或者职工。企业要对职工提出的意见或建议逐一进行充分解释或答复,确保职工无明显对抗情绪后,正式确定裁员方案。
  5.裁员临场准备
  为确保万无一失,企业在正式实施裁员前应进一步做好准备工作,重点是:
  (1)各部门已细致沟通,充分认识到裁员的必要性; (2)人力资源部门已经准备好离职核对单,保密协议等文件;(3)财务或者人力资源部门已经核算好员工的赔偿费用;(4)网络管理部门或者行政部门已经准备好更换公司大门及电脑的安全密码;(5)准备好急救中心和安全部门的电话,必要时请助理或秘书留意裁员时的突发情况等。
  6.履行报告义务
  如属经济性裁员,企业应向当地劳动保障部门书面报告裁员工作准备过程和最终确定的裁员方案。书面报告中应说明企业裁减人员的理由、被裁减人员的基本情况、是否已向工会或者全体职工说明情况并听取工会或者职工的意见、负责人和联系方式等内容,附上裁减人员方案和相关证明材料。劳动保障部门对裁员事项提出意见或建议的,企业应当认真研究,依法逐一解决并作出书面报告,直至劳动保障部门最终认可,劳动保障部门对裁员工作直接介人协调处理的,企业应积极配合。
  7.实施裁员
  对被列为裁员的职工,企业应出具解除或者终止劳动合同的书面证明。书面证明中应当写明该职工的工作岗位、劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、在本单位的工作年限等内容。
  企业在宣布对某员工的解雇决定前应准备好所有的文件。工资,包括其他方面的收人以及员工还没享受过的假期,这些都应该及时处理好。这不仅仅体现了良好的企业制度,而且也涉及到法律问题。
  企业最好在做出裁员决定的同时,足额支付被裁员工的全部劳动报酬;在被裁减人员完成工作交接之日,应一次性依法足额支付解除或终止劳动合同的经济补偿;对符合条件的人员,还要支付伤残补助、抚恤金等法定费用;在解除或终止劳动合同之日起15日内,企业应为被裁减人员办理档案转移手续,并依法办理社会保险待遇申领手续和转移手续。
  8.履行后续义务
  裁员完成后,企业应收集、汇总被裁减人员的劳动合同文本、工资支付台账(包括能证明职工已领取相应工资的凭证)、劳动合同签收公示表等文件资料(特别是注意保留被裁减人员的联系方式),整理归档备查,一般情况下至少应保存两年。
  为避免争议,企业还应按照我国法律规定履行后续义务,如在实施裁员后六个月内优先招用被裁减人员、在竞业限制期限内按月给予劳动者经济补偿等。 

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